1. ZIEL UND UMFANG

Die Ethik, Transparenz und Integrität im Geschäftsleben sind Grundwerte, die wir fest vertreten, und das ist der Grund, als Teil unseres kontinuierlichen Engagements für Exzellenz in der Unternehmensführung und Unternehmensverantwortung, Wir haben einen Whistleblowing-Kanal eingerichtet, damit interessierte Parteien uns sicher alle Bedenken im Zusammenhang mit möglichem Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten innerhalb unserer Organisation mitteilen können..

daher, Ziel dieses Dokuments ist die Festlegung eines Verfahrens zur Regelung der Verwaltung des internen Informationssystems für Unregelmäßigkeiten, die über diesen Beschwerdekanal auftreten., im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung externer Vorschriften (Gesetze und/oder Bestimmungen niedrigeren Ranges,) als intern der Entität, und alle Situationen oder Ereignisse, die die Aufmerksamkeit der Compliance-Abteilung des Unternehmens erfordern.

Der Verantwortliche für das interne Informationssystem ist CONCEPCIÓN RAMIREZ CARREÑO, Verantwortlich für die Verwaltungsabteilung und die Finanzabteilung, Allerdings werden die eingerichteten Compliance-Beauftragten koordiniert und informiert, falls die gemeldete Unregelmäßigkeit die Unternehmen und/oder ihre Fachkräfte betrifft..

Um dies sicherzustellen, ist dieses Verfahren eingerichtet, wenn eine Handlung gemeldet wird, die im Widerspruch zu den Bestimmungen der Standards steht, Dies wird sorgfältig und absolut vertraulich behandelt., Gewährleistung der Anonymität und Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person, der betroffenen Partei(en) und etwaiger in der Mitteilung genannter Dritter, es sei denn, dies wird ausdrücklich genehmigt.

Zu diesem Zweck steht ein Beschwerdekanal zur Verfügung, der entweder über unsere Website oder per E-Mail an admon@remediospicasat.com zugänglich ist., durch die irgendjemand betroffen ist, Sie können Unregelmäßigkeiten oder die Nichteinhaltung sowohl externer als auch interner Vorschriften anonym und vertraulich melden..

Zusätzlich, die Entität, duldet keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegen den Beschwerdeführer oder Personen, die in gutem Glauben an der Untersuchung desselben mitwirken, angesichts dessen, Wir sind der Ansicht, dass es in der Verantwortung der Mitarbeiter liegt, bei Untersuchungen, die sich aus eingegangenen Beschwerden ergeben, proaktiv mitzuarbeiten.. Auch, Für alle Betroffenen gilt die Unschuldsvermutung. Jede Person, die sich meldet, genießt den gebührenden Schutz und jede ihr betreffende Handlung, die als Drohung aufgefasst werden könnte, Diskriminierung oder Vergeltung werden sanktioniert.

Bezüglich des Umfangs, Der Beschwerdekanal wird für alle Mitarbeiter des Unternehmens aktiviert, aktuelle und potenzielle Lieferanten und deren Mitarbeiter, Kunden, und jede Person, die eine Verbindung zu uns unterhält und direkte Kenntnis der Sachlage hat, die mögliche Begehung entsprechender Straftaten und/oder Unregelmäßigkeiten zu melden.

2. DEFINITIONEN.

Betroffen oder gemeldet. – Person, die, gemäß den Bestimmungen dieses Verfahrens, vom Informanten der angeblichen Begehung einer Unregelmäßigkeit beschuldigt werden.

Informant oder Whistleblower. – Person, die, Aufgrund der Bestimmungen dieses Verfahrens melden Sie einen Vorfall oder eine Unregelmäßigkeit..

Unregelmäßigkeit oder Nichteinhaltung. – Verstöße gegen oder die Durchführung von Praktiken, die im Widerspruch zu den Grundsätzen stehen, die in den im Unternehmen festgelegten Regeln und Verfahren festgelegt sind, die geltenden externen Vorschriften und alle Situationen oder Ereignisse, die die Aufmerksamkeit der Compliance-Einheit in Angelegenheiten erfordern, die sich auf die Aktivitäten des Unternehmens auswirken..

Informationssystem. – Computersystem, das den Beschwerdeinformationskanal des Unternehmens integriert, der über die Unternehmenswebsite zugänglich ist. Die Verarbeitung der Daten erfolgt im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen. 2/2023 von 20 Februar.

Compliance-Einheit. – Für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zuständige Stelle.

Definitionen der in diesem Verfahren verwendeten Begriffe, nicht in diesem Abschnitt enthalten, wird den gesetzlich festgelegten Umfang haben 2/2023 von 20 Februar und geltende Gesetzgebung.

3. KOMMUNIKATION VON UNREGELMÄSSIGKEITEN

3.1. Feststellung einer Unregelmäßigkeit

Die Person, die Kenntnis vom Vorliegen eines rechtswidrigen Verhaltens hat, Nichteinhaltung oder Verstöße gegen die Regeln sind unverzüglich zu melden.

Der Beschwerdekanal ist der bevorzugte Kanal für diese Kommunikation., die schriftlich eingereicht werden können, oder sprechen Sie es mündlich am Telefon an, direkt an die Compliance-Abteilung oder Ihren Vorgesetzten. Zusätzlich, Der Informant kann ein persönliches Treffen beantragen, um die Unregelmäßigkeit zu melden.. Dieser Antrag muss gemäß den geltenden Rechtsvorschriften innerhalb einer Frist von maximal sieben Tagen bearbeitet werden..

Wenn die Mitteilung nicht über die im internen Informationssystem integrierten Beschwerdekanäle gesendet wird, und andere Kommunikationsmittel genutzt werden, Das Unternehmen garantiert auch, in jedem Fall, die Vertraulichkeit von Informationen, die in einer sicheren Umgebung behandelt werden, auch unter Berücksichtigung der gesetzlich vorgeschriebenen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten..

Verbale Kommunikation, entweder durch ein persönliches Treffen oder per Telefon, muss auf eine der folgenden Arten dokumentiert werden:

1. Indem Sie das Gespräch in einem sicheren Format aufzeichnen, langlebig und erschwinglich, vorausgesetzt, der Informant wird zuvor darauf hingewiesen, dass seine Kommunikation aufgezeichnet wird, Über die Verarbeitung Ihrer Daten werden Sie im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen informiert und Ihr Einverständnis eingeholt..

1. Durch eine vollständige und genaue Transkription des Gesprächs durch das für die Bearbeitung zuständige Personal, in welchem ​​Fall, werden zur Überprüfung an den Informanten weitergeleitet, Korrigieren Sie die Abschrift der Nachricht und akzeptieren Sie sie durch Ihre Unterschrift.

3.2 Kommunikation und Empfang von Kommunikation

Um die völlige Unparteilichkeit des Kanals zu gewährleisten, Die Auslagerung und Steuerung erfolgt durch das externe Beratungsunternehmen COMPLIANCE CORPORATE..

Wenn ein Benutzer eine Beschwerde einreicht, Das System generiert eine Warnung, COMPLIANCE CORPORATE darüber informieren, dass auf dem Kanal ein Ereignis aufgetreten ist.

COMPLIANCE CORPORATE-Mitarbeiter erhalten Zugang zum Managementbereich und überprüfen dann, ob dort eine Reihe von Mindestanforderungen für die Zulassung erfüllt sind.

daher, obwohl es kein spezifisches Format für die Kommunikation über den Beschwerdekanal gibt, Sie können anonym erfolgen, es wird empfohlen, in jedem Fall, Machen Sie eine möglichst detaillierte und beschreibbare Beschreibung des Sachverhalts, versuchen, die mutmaßlich betroffenen oder daran beteiligten Personen zu identifizieren – sofern es welche gab- und spezifische Daten bereitstellen, sowie Termine, Unternehmen oder Dritte, die mit dem beschriebenen Sachverhalt oder der beschriebenen Handlung in Zusammenhang stehen; All dies mit dem Ziel zu begünstigen, in Deinem Fall, die anschließende Überprüfung der Tatsachen, die Gegenstand der Kommunikation sind.

Das ist zu beachten, Beschwerden, die in böser Absicht eingereicht wurden, im Wissen um seine Falschheit, Gegebenenfalls werden gegen sie entsprechende Disziplinarmaßnahmen verhängt..

Bei der Kommunikation, Der Hinweisgeber kann eine Adresse angeben, E-Mail oder einen sicheren Ort zum Zweck des Empfangs von Benachrichtigungen. Es sei denn, dies könnte die Vertraulichkeit der Kommunikation gefährden und der Beschwerdeführer ist nicht anonym, Die Empfangsbestätigung der Beschwerde wird innerhalb einer Frist von maximal sieben Tagen nach Eingang versandt.. Zusätzlich, Die Kommunikation mit dem Informanten kann aufrechterhalten werden und bei Bedarf können zusätzliche Informationen angefordert werden, die für die Bearbeitung der Beschwerde nützlich sein können., immer in einer Umgebung der Sicherheit und Vertraulichkeit.

Nach Erhalt von Beschwerden, COMPLIANCE UNTERNEHMEN, wird in einer ersten Phase feststellen, ob es sich bei den bereitgestellten Informationen um eine Unregelmäßigkeit handelt, die untersucht werden muss, und über die entsprechenden Ressourcen, geeignete Methoden und Verfahren für die Untersuchung jeder Beschwerde unter Berücksichtigung der Art und Schwere der Beschwerde. Es wird berücksichtigt:

• Beschreibung des gemeldeten Ereignisses
• Art der Beschwerde (Dass sich die gemeldete Situation an die Merkmale der Maßnahmen anpasst, für die dieses Verfahren erstellt wurde)
• Hat der Beschwerdeführer der Weitergabe seiner personenbezogenen Daten zugestimmt??
• Gemeldet – Möglicher Interessenkonflikt

Diese Aktion wird innerhalb der ausgeführt 24 Arbeitszeit nach Eingang der Beschwerde.

3.3 Informationen an die Betroffenen

Zu dem Zeitpunkt und in der Art und Weise, die als angemessen erachtet werden, um den erfolgreichen Abschluss der Untersuchung zu gewährleisten, Die betroffene Person wird über die ihr zuzurechnenden Handlungen und Unterlassungen angemessen informiert..

Auch im Rahmen der Aufklärung des angezeigten Sachverhalts hat die betroffene Person jederzeit Anspruch auf rechtliches Gehör., und Ihre Erklärung muss offiziell dokumentiert werden. Es ist zu beachten, dass in keinem Fall die Identität des Informanten preisgegeben wird..

Der Empfänger der Beschwerde und gegebenenfalls die Person, die sie bearbeitet, respektieren stets die Unschuldsvermutung des Betroffenen., sowie Ihr Recht auf Ehre.

3.4 Lösung der Beschwerde.

Sobald die Prüfungsphase des Sachverhalts abgeschlossen ist und die Schlussfolgerungen gezogen und gegebenenfalls in die zuständigen Bereiche übertragen wurden, Es werden Schlussfolgerungen gezogen und ein Bericht formalisiert.

Der maximale Zeitraum, um auf die Untersuchungsmaßnahmen zu reagieren, Die Frist darf nicht länger als drei Monate nach Erhalt der Mitteilung betragen., außer in Fällen besonderer Komplexität, die eine Fristverlängerung erfordern, In diesem Fall kann die Frist auf maximal weitere drei Monate verlängert werden.

Darüber hinaus ist insbesondere auf eine angemessene Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze zu achten, bezüglich der Rechte der Eigentümer dieser Daten.

daher:

• Wenn das Vorliegen einer Unregelmäßigkeit oder einer rechtswidrigen Handlung als nicht erwiesen gilt, Die Datei wird archiviert, ohne dass weitere Maßnahmen erforderlich sind..

Im Gegenteil,

• Wenn festgestellt wird, dass die Begehung einer Unregelmäßigkeit nachgewiesen wurde, gegen das Gesetz oder die internen Vorschriften des Unternehmens verstoßen, Es erfolgt eine Überstellung in das betroffene Gebiet zur Durchführung der entsprechenden Disziplinarmaßnahmen..

3.5 Schutz personenbezogener Daten.

Die Daten werden entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen aufbewahrt..

Die personenbezogenen Daten von Beschwerden, für die eine Untersuchung nicht geeignet ist, weil sie nicht gegründet sind, Sie werden drei Monate nach Erhalt gelöscht oder anonymisiert.. Personenbezogene Daten aus Beschwerden, die nicht untersucht wurden, können nach diesem Zeitraum aufbewahrt werden, sofern der Zweck der Aufbewahrung darin besteht, Beweise für die Funktionsfähigkeit des Systems zu hinterlassen..

Das Unternehmen verfügt über Aufzeichnungen über die erhaltenen Informationen und durchgeführten Untersuchungen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen..

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den erhaltenen Informationen und den von der Stelle durchgeführten Untersuchungen dient der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen und der Durchführung der als notwendig erachteten Ermittlungsmaßnahmen. In keinem Fall werden personenbezogene Daten verarbeitet., einschließlich solcher in Sonderkategorien, die für die Kenntnis und Bearbeitung der Beschwerden nicht erforderlich sind, geht weiter, in Deinem Fall, zu seiner sofortigen Unterdrückung.

3.6 Externe Informationskanäle.

Hinweisgebern steht es jederzeit frei, ihre Mitteilungen an die Unabhängige Whistleblower-Schutzbehörde oder eine andere Institution zu richten., zuständige Stelle oder Stelle.

Whistleblower-Schutz:

Die wesentlichen Grundsätze, denen dieser Whistleblowing-Kanal unterliegt, sind die folgenden:

Verbot von Vergeltungsmaßnahmen: Das Unternehmen verpflichtet sich, keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen anzuwenden, die in gutem Glauben eine Beschwerde eingereicht haben..

Vertraulichkeit: Der Kanal verfügt über Mechanismen, die die Vertraulichkeit der Identität des Informanten und etwaiger in der Kommunikation erwähnter Dritter gewährleisten und einen sicheren Raum bieten, um den Kontakt mit den Personen aufrechtzuerhalten, die die erhaltenen Mitteilungen verwalten, und eine anonyme Interaktion zwischen ihnen und den Informanten zu ermöglichen..

Zusätzlich, Der Schutz personenbezogener Daten wird als wesentlicher Grundsatz bei der Verwaltung der empfangenen Kommunikation gewährleistet.

Anonymität: Die Kommunikation kann anonym erfolgen, weshalb die Anonymität während des gesamten Prozesses gewährleistet ist., sowohl in der Präsentation der Kommunikation als auch in den bidirektionalen Kommunikationen, die in den verschiedenen Phasen der Verarbeitung stattfinden.

Geschwindigkeit: Es werden kurze Fristen festgelegt, um die eingegangene Mitteilung zu bearbeiten und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen..

Unabhängigkeit: Der Leiter des Systems übt seine Aufgaben gegenüber den übrigen Organen der Einheit unabhängig und autonom aus und erhält bei der Ausübung keinerlei Weisungen..

Systemmanagement: Die Compliance-Einheit ist die Stelle, die für die Verwaltung des internen Informationssystems gemäß dem von ihrem jeweiligen Leitungsorgan festgelegten Verfahren verantwortlich ist..

Rechte betroffener Menschen: Datenschutzrechte sind gewährleistet, zu ehren, zur Verteidigung und zur Unschuldsvermutung der untersuchten und betroffenen Personen.

Verhältnismäßigkeit: Die bei der Verarbeitung der erhaltenen Mitteilungen durchzuführenden Maßnahmen müssen den erforderlichen und angemessenen Umfang haben, um die beabsichtigten Zwecke zu erreichen..

Mitteilungen können schriftlich über das Formular auf dieser Website gesendet werden, per E-Mail an admon@remediospicasat.com oder auf andere Weise. Whistleblower können ihre Mitteilungen auch an die Unabhängige Whistleblower-Schutzbehörde oder eine andere Institution richten., zuständige Stelle oder Stelle.