1. OBIETTIVO E PORTATA

L'etica, La trasparenza e l’integrità negli affari sono valori fondamentali che abbracciamo fermamente, ed è per questo che, come parte del nostro continuo impegno verso l’eccellenza nella governance aziendale e nella responsabilità aziendale, Abbiamo istituito un canale di segnalazione in modo che le parti interessate possano comunicarci in modo sicuro qualsiasi preoccupazione relativa a possibili comportamenti scorretti o irregolarità all'interno della nostra organizzazione..

Perciò, L'obiettivo del presente documento è quello di istituire una procedura per regolamentare la gestione del Sistema Informativo Interno delle irregolarità che si verificano attraverso questo canale di reclami., legati al mancato rispetto delle normative esterne (leggi e/o provvedimenti di rango inferiore,) come interno all'entità, ed eventuali situazioni o eventi che richiedono l'attenzione dell'Unità di Compliance dell'Entità.

Il responsabile del Sistema Informativo Interno sarà CONCEPCIÓN RAMIREZ CARREÑO, Responsabile del dipartimento amministrativo e del dipartimento finanziario, tuttavia i Compliance Officer istituiti saranno coordinati e informati nel caso in cui l'irregolarità segnalata colpisca le imprese e/o i loro professionisti..

Questa procedura è istituita per garantire ciò, se viene segnalata un'azione contraria a quanto stabilito negli Standard, Questo sarà trattato diligentemente e con assoluta riservatezza., garantire l'anonimato e la riservatezza dell'identità del segnalante, del o dei soggetti interessati e degli eventuali terzi indicati nella comunicazione, se non espressamente autorizzato da questi.

A questo scopo è disponibile un canale di reclamo, accessibile tramite il nostro sito web o tramite e-mail admon@remediospicasat.com., attraverso il quale chiunque sia stato colpito, Puoi segnalare in modo anonimo e confidenziale qualsiasi irregolarità o non conformità alle normative sia esterne che interne..

Inoltre, l'Entità, non tollererà alcuna forma di ritorsione nei confronti del denunciante o di coloro che collaborano in buona fede alle indagini dello stesso, dato questo, Riteniamo che sia responsabilità dei dipendenti collaborare in modo proattivo alle indagini conseguenti ai reclami ricevuti.. Anche, La presunzione di innocenza è garantita a tutte le persone interessate. Chiunque segnali godrà della dovuta tutela e di ogni azione nei suoi confronti che possa essere intesa come minaccia, saranno sanzionate discriminazioni o ritorsioni.

Per quanto riguarda la portata, Il Canale Reclami sarà abilitato per tutti i dipendenti dell'Ente., fornitori attuali e potenziali e i loro dipendenti, clienti, e qualsiasi persona che mantenga un legame con noi e che abbia conoscenza diretta dei fatti, segnalare l'eventuale commissione dei reati e/o delle irregolarità ad essi corrispondenti.

2. DEFINIZIONI.

Interessato o segnalato. – persona che, secondo quanto previsto dalla presente procedura, essere accusato dal denunciante della presunta commissione di un'irregolarità.

Informatore o informatore. – persona che, In virtù di quanto previsto dalla presente procedura, si segnala un incidente o si segnala un'irregolarità..

Irregolarità o non conformità. – Violazione o realizzazione di pratiche contrarie ai principi stabiliti nelle regole e procedure definite nell'Ente, la normativa esterna applicabile ed eventuali situazioni o eventi che richiedono l'attenzione dell'Unità di Compliance in questioni che influiscono sull'attività dell'Ente..

Sistema informativo. – Sistema informatico che integra il canale informativo dei reclami dell'ente accessibile attraverso il sito web aziendale. Il trattamento dei dati sarà effettuato in conformità alle disposizioni di legge. 2/2023 Di 20 Febbraio.

Unità di conformità. – Organismo preposto al rispetto della normativa.

Definizioni dei termini utilizzati in questa procedura, non incluso in questa sezione, avrà la portata stabilita dalla legge 2/2023 Di 20 Febbraio e normativa applicabile.

3. COMUNICAZIONE DELLE IRREGOLARITÀ

3.1. Individuazione di un'irregolarità

La persona che è a conoscenza dell'esistenza di una condotta irregolare, Il mancato rispetto o la violazione delle regole devono essere immediatamente segnalati.

Il canale dei reclami è il canale preferenziale attraverso il quale effettuare queste comunicazioni., che può essere presentato per iscritto, o sollevarlo verbalmente al telefono, direttamente alla Funzione Compliance o al vostro superiore gerarchico. Inoltre, L'informatore può richiedere un incontro in presenza per segnalare l'irregolarità.. Tale richiesta dovrà essere evasa entro un termine massimo di sette giorni secondo quanto stabilito dalla normativa applicabile..

Se la comunicazione non viene inviata attraverso i canali di reclamo integrati nel Sistema Informativo Interno, e vengono utilizzati altri mezzi di comunicazione, L'Ente garantisce inoltre, comunque, la riservatezza delle informazioni, che saranno trattati in un ambiente sicuro, tenendo conto anche delle disposizioni sulla protezione dei dati personali previste dalla legge..

Comunicazioni verbali, tramite un incontro faccia a faccia o telefonicamente, deve essere documentato in uno dei seguenti modi:

1. Registrando la conversazione in un formato sicuro, durevole e conveniente, a condizione che il segnalante sia preventivamente avvisato che la sua comunicazione verrà registrata, Sei informato del trattamento dei tuoi dati in conformità con le norme sulla protezione dei dati e viene ottenuto il tuo consenso..

1. Attraverso una trascrizione completa ed accurata della conversazione effettuata dal personale incaricato del trattamento, in tal caso, verrà trasferito all'informatore per verificare, rettificare ed accettare la trascrizione del messaggio mediante firma.

3.2 Comunicazione e ricezione della comunicazione

Per garantire la completa imparzialità del Canale, Sarà esternalizzato e gestito dalla società di consulenza esterna COMPLIANCE CORPORATE..

Quando un utente presenta un reclamo, il sistema genererà un avviso, informare COMPLIANCE CORPORATE che si è verificato un evento sul Canale.

Il personale COMPLIANCE AZIENDALE accederà all'area gestionale e verificherà poi che la stessa contenga una serie di requisiti minimi per l'ammissione.

Perciò, nonostante non esista un formato specifico per comunicare attraverso il Canale Reclami, Possono essere eseguiti in modo anonimo, è raccomandato, comunque, effettuare una descrizione dei fatti quanto più dettagliata e descrivibile possibile, cercando di identificare le persone presumibilmente colpite o coinvolte, se ce ne fossero- e fornire dati specifici, così come le date, società o terzi collegati al fatto o all'azione descritta; tutto ciò con lo scopo di favorire, nel tuo caso, la successiva verifica dei fatti oggetto della comunicazione.

Va notato che, denunce presentate in malafede, conoscendone la falsità, Saranno soggetti alle corrispondenti azioni disciplinari, se applicabili..

Quando si effettua la comunicazione, l'informatore può indicare un indirizzo, e-mail o in un luogo sicuro allo scopo di ricevere notifiche. Salvo che ciò possa mettere a repentaglio la riservatezza della comunicazione e nel caso in cui il denunciante non sia anonimo, La ricevuta del reclamo sarà inviata entro un termine massimo di sette giorni dal suo ricevimento.. Inoltre, Può essere mantenuta la comunicazione con il segnalante e, se necessario, possono essere richieste ulteriori informazioni che possano essere utili per la gestione del reclamo., sempre in un ambiente di sicurezza e riservatezza.

Al ricevimento dei reclami, CONFORMITÀ AZIENDALE, determinerà in una prima fase se le informazioni fornite costituiscono un'irregolarità su cui occorre indagare e le risorse, metodi e procedure adeguati per l'indagine di ciascun reclamo, tenendo in considerazione la natura e la gravità del reclamo. Verrà preso in considerazione:

• Descrizione dell'evento segnalato
• Tipo di reclamo (Che la situazione segnalata sia adeguata alle caratteristiche delle azioni per le quali è stata creata la presente Procedura)
• Il denunciante ha accettato di condividere i propri dati personali?
• Segnalato – Potenziale conflitto di interessi

Questa azione viene eseguita all'interno del 24 orario di lavoro una volta ricevuto il reclamo.

3.3 Informazioni alle persone colpite

Nei tempi e nei modi ritenuti idonei a garantire il buon esito delle indagini, Il soggetto interessato sarà adeguatamente informato circa le azioni e le omissioni a lui attribuite..

L'interessato avrà inoltre diritto di essere ascoltato in ogni momento nel corso dell'accertamento dei fatti denunciati., e la tua dichiarazione deve essere formalmente documentata. Si precisa che in nessun caso verrà rivelata l'identità del segnalante..

Il destinatario del reclamo e la persona che lo tratta, se del caso, rispetteranno sempre la presunzione di innocenza della persona interessata., così come il tuo diritto all'onore.

3.4 Risoluzione del reclamo.

Una volta completata la fase di verifica dei fatti e tratte le conclusioni trasferite alle aree competenti, a seconda dei casi, Verranno tratte le conclusioni e verrà formalizzato un rapporto.

Il termine massimo per rispondere alle azioni investigative, Il tempo non potrà eccedere i tre mesi dal ricevimento della comunicazione., salvo casi di particolare complessità che richiedano una proroga del termine, in tal caso tale periodo potrà essere prorogato fino ad un massimo di altri tre mesi.

Inoltre, deve essere garantito un adeguato rispetto della legislazione applicabile sulla protezione dei dati, in particolare, in merito ai diritti dei titolari di tali dati.

Perciò:

• Se si ritiene non provata l'esistenza di qualche irregolarità o atto contrario alla legalità, Il dossier verrà archiviato senza la necessità di adottare ulteriori misure..

Al contrario,

• Se è accertato che è stata dimostrata la commissione di un'irregolarità, agire contrariamente alla Legge o ai regolamenti interni dell’Ente, Verrà effettuato il trasferimento nella zona interessata per espletare gli opportuni effetti disciplinari..

3.5 Protezione dei dati personali.

Le informazioni saranno conservate in conformità con i requisiti legali applicabili in ciascun caso in questa materia..

I dati personali dei reclami per i quali l'indagine non è appropriata, perché non sono fondati, Saranno cancellati o resi anonimi dopo tre mesi dal ricevimento.. I dati personali derivanti da reclami non indagati possono essere conservati dopo questo periodo purché lo scopo della conservazione sia lasciare prova del funzionamento del sistema..

L'Ente tiene traccia delle informazioni ricevute e delle indagini svolte in conformità alle disposizioni di legge..

Il trattamento dei dati personali relativo alle informazioni ricevute e alle indagini svolte dall'Entità avrà l'obiettivo di ottemperare agli obblighi di legge e di svolgere le azioni investigative ritenute necessarie. In nessun caso i dati personali saranno oggetto di trattamento., compresi quelli appartenenti a categorie speciali, che non sono necessari per la conoscenza e l’esame dei reclami, procedere, nel tuo caso, alla sua immediata soppressione.

3.6 Canali informativi esterni.

I segnalanti sono sempre liberi di indirizzare le proprie comunicazioni all’Autorità Indipendente per la Tutela dei Segnalatori o a qualsiasi altra istituzione., organo o organismo competente.

PROTEZIONE DEGLI INFORMATORI:

I principi essenziali su cui è regolato questo Canale di Segnalazione sono i seguenti:

Divieto di ritorsioni: L'ente si impegna a non adottare alcuna forma di ritorsione nei confronti di chiunque abbia presentato denuncia in buona fede..

Riservatezza: Il canale incorpora meccanismi che garantiscono la riservatezza dell'identità del segnalante e di eventuali terzi menzionati nella comunicazione e offre uno spazio sicuro per mantenere il contatto con le persone che gestiscono le comunicazioni ricevute e consentire l'interazione tra loro e i segnalanti in modo anonimo..

Inoltre, La protezione dei dati personali è garantita come principio imprescindibile nella gestione delle comunicazioni ricevute.

Anonimato: Le comunicazioni possono essere effettuate in forma anonima ed è per questo che l'anonimato è garantito durante tutto il processo., sia nella presentazione della comunicazione che nelle comunicazioni bidirezionali che avvengono nelle diverse fasi del trattamento.

Celerità: Sono stabiliti tempi brevi per elaborare la comunicazione ricevuta e adottare le misure appropriate..

Indipendenza: Il Responsabile del Sistema svolgerà le sue funzioni in modo indipendente ed autonomo rispetto al resto degli organi dell'ente e non riceverà istruzioni di alcun genere nell'esercizio del suo esercizio..

Gestione del sistema: L'Unità Compliance è l'organo responsabile della gestione del sistema informativo interno secondo la procedura stabilita dal rispettivo organo amministrativo..

Diritti delle persone colpite: Il diritto alla privacy è garantito, onorare, alla difesa e alla presunzione di innocenza delle persone indagate e colpite.

Proporzionalità: Le azioni da porre in essere nel trattamento delle comunicazioni ricevute avranno la portata necessaria ed adeguata al raggiungimento delle finalità previste..

Le comunicazioni potranno essere inviate per iscritto attraverso il form presente su questo sito, via e-mail all'indirizzo e-mail admon@remediospicasat.com o con qualsiasi altro mezzo. I segnalanti possono inoltre indirizzare le proprie comunicazioni all'Autorità Indipendente per la Tutela dei Segnalatori o a qualsiasi altra istituzione., organo o organismo competente.