1. OBJECTIF ET PORTÉE
L'éthique, La transparence et l'intégrité dans les affaires sont des valeurs fondamentales que nous adhérons fermement, et c'est pourquoi, dans le cadre de notre engagement continu envers l’excellence en matière de gouvernance d’entreprise et de responsabilité d’entreprise, Nous avons mis en place un canal de dénonciation afin que les parties intéressées puissent nous faire part en toute sécurité de toute préoccupation liée à d'éventuelles fautes ou irrégularités au sein de notre organisation..
Donc, L'objectif de ce document est d'établir une procédure pour réglementer la gestion du système d'information interne des irrégularités qui surviennent par ce canal de réclamation., liés au non-respect de réglementations externes (lois et/ou dispositions de rang inférieur,) comme interne à l'entité, et toute situation ou événement nécessitant l'attention de l'unité de conformité de l'entité.
Le responsable du système d'information interne sera CONCEPCIÓN RAMIREZ CARREÑO, Responsable du service administratif et du service financier, cependant, les Compliance Officers mis en place seront coordonnés et informés dans le cas où l'irrégularité signalée affecte les entreprises et/ou leurs professionnels..
Cette procédure est établie pour garantir que, si une action contraire à ce qui est établi dans les normes est signalée, Celle-ci sera traitée avec diligence et avec une confidentialité absolue., assurer l’anonymat et la confidentialité de l’identité de la personne déclarante, de la ou des parties concernées et de tout tiers mentionné dans la communication, sauf autorisation expresse des présents.
A cet effet, un canal de réclamation est disponible, accessible soit via notre site Internet, soit par email admon@remediospicasat.com., par lequel toute personne affectée, Vous pouvez signaler de manière anonyme et confidentielle toute irrégularité ou non-respect des réglementations externes et internes..
En outre, l'entité, ne tolérera aucune forme de représailles dirigées contre le plaignant ou contre les personnes qui collaborent de bonne foi à l'enquête sur celui-ci, étant donné que, Nous considérons qu'il est de la responsabilité des employés de collaborer de manière proactive aux enquêtes résultant des plaintes reçues.. Aussi, La présomption d'innocence est garantie à toutes les personnes concernées. Toute personne qui signale bénéficiera de la protection qui lui est due et de toute action à son égard qui pourrait être interprétée comme une menace., la discrimination ou les représailles seront sanctionnées.
Concernant la portée, Le canal des plaintes sera activé pour tous les employés de l'entité, les fournisseurs actuels et potentiels et leurs employés, clients, et toute personne entretenant un lien avec nous et ayant une connaissance directe des faits, signaler la commission éventuelle de crimes et/ou d'irrégularités qui correspondent.
2. DÉFINITIONS.
Affecté ou signalé. – personne qui, conformément aux dispositions de la présente procédure, être accusé par l'informateur de la prétendue commission d'une irrégularité.
Informateur ou lanceur d’alerte. – personne qui, En vertu des dispositions de cette procédure, vous signalez un incident ou signalez une irrégularité..
Irrégularité ou non-conformité. – Violation ou réalisation de pratiques contraires aux principes établis dans les règles et procédures définies dans l'Entité, la réglementation externe applicable et toute situation ou événement qui nécessite l'attention de l'Unité de Conformité sur des questions qui affectent les activités de l'Entité..
Système d'information. – Système informatique intégrant le canal d'information sur les réclamations de l'entité accessible via le site Internet de l'entreprise. Le traitement des informations sera effectué conformément aux dispositions de la loi. 2/2023 de 20 Février.
Unité de conformité. – Organisme en charge du respect de la réglementation.
Définitions des termes utilisés dans cette procédure, non inclus dans cette section, aura le champ d'application fixé par la loi 2/2023 de 20 Février et législation applicable.
3. COMMUNICATION DES IRRÉGULARITÉS
3.1. Identification d'une irrégularité
La personne qui connaît l'existence d'un comportement irrégulier, Le non-respect ou la violation des règles doit être signalé immédiatement.
Le canal des plaintes est le canal privilégié pour effectuer ces communications., qui peut être soumis par écrit, ou en parler verbalement au téléphone, directement à la Compliance Unit ou à votre supérieur hiérarchique. En outre, L'informateur peut demander une rencontre en personne pour signaler l'irrégularité.. Cette demande doit être traitée dans un délai maximum de sept jours conformément à ce qui est établi par la loi applicable..
Si la communication n'est pas envoyée via les canaux de réclamation intégrés au Système d'Information Interne, et d'autres moyens de communication sont utilisés, L'Entité garantit également, dans tous les cas, la confidentialité des informations, qui seront traitées dans un environnement sécurisé, en tenant également compte des dispositions légales en matière de protection des données personnelles..
Communications verbales, soit par le biais d'une réunion en face à face, soit par téléphone, doit être documenté de l’une des manières suivantes:
- En enregistrant la conversation dans un format sécurisé, durable et abordable, à condition que l'informateur soit préalablement averti que sa communication sera enregistrée, Vous êtes informé du traitement de vos données conformément à la réglementation Protection des Données et votre consentement est recueilli..
- Grâce à une transcription complète et précise de la conversation réalisée par le personnel chargé de son traitement, dans quel cas, sera transféré à l'informateur pour vérifier, rectifier et accepter la transcription du message en signant.
3.2 Communication et réception de la communication
Garantir la totale impartialité de la Chaîne, Il sera externalisé et géré par le cabinet de conseil externe COMPLIANCE CORPORATE..
Lorsqu'un utilisateur dépose une plainte, le système générera une alerte, informer COMPLIANCE CORPORATE qu'un événement s'est produit sur la Chaîne.
Le personnel de COMPLIANCE CORPORATE accédera à l'espace de gestion et vérifiera ensuite qu'il contient une série de conditions minimales d'admission..
Donc, malgré le fait qu'il n'existe pas de format spécifique pour communiquer via le canal des plaintes, Ils peuvent être effectués de manière anonyme, il est recommandé, dans tous les cas, faire une description des faits aussi détaillée et descriptible que possible, essayer d’identifier les personnes qui auraient été touchées ou impliquées – s’il y en avait- et fournir des données spécifiques, ainsi que les dates, des sociétés ou des tiers liés au fait ou à l'action décrit; tout cela dans le but de favoriser, dans ton cas, la vérification ultérieure des faits qui font l'objet de la communication.
Il convient de noter que, plaintes déposées de mauvaise foi, connaissant son mensonge, Ils seront soumis aux mesures disciplinaires correspondantes le cas échéant..
Lors de la communication, l'informateur peut indiquer une adresse, e-mail ou dans un endroit sûr dans le but de recevoir des notifications. Sauf si cela peut mettre en péril la confidentialité de la communication et dans le cas où le plaignant n'est pas anonyme, Un accusé de réception de la réclamation sera adressé dans un délai maximum de sept jours à compter de sa réception.. En outre, La communication pourra être maintenue avec l'informateur et, si nécessaire, des informations complémentaires pourront être demandées qui pourraient être utiles au traitement de la plainte., toujours dans un environnement de sécurité et de confidentialité.
Dès réception des plaintes, CONFORMITÉ ENTREPRISE, déterminera dans un premier temps si les informations fournies constituent une irrégularité qui doit faire l'objet d'une enquête et les ressources, des méthodes et procédures appropriées pour l'enquête sur chaque plainte, en tenant compte de la nature et de la gravité de la plainte. Il sera pris en compte:
- Description de l'événement signalé
- Type de plainte (Que la situation signalée s'adapte aux caractéristiques des actions pour lesquelles cette procédure a été créée)
- Le plaignant a-t-il accepté de partager ses données personnelles?
- Signalé – Conflit d’intérêt potentiel
Cette action est menée au sein du 24 heures de travail une fois la plainte reçue.
3.3 Informations aux personnes concernées
Au moment et de la manière jugés appropriés pour garantir la réussite de l'enquête, La personne concernée sera dûment informée des actions et omissions qui lui sont imputées..
La personne concernée aura également le droit d'être entendue à tout moment au cours de l'enquête sur les faits rapportés., et votre déclaration doit être formellement documentée. Il est à noter qu’en aucun cas l’identité de l’informateur ne sera révélée..
Le destinataire de la plainte et la personne qui la traite, le cas échéant, respecteront toujours la présomption d'innocence de la personne concernée., ainsi que votre droit à l'honneur.
3.4 Résolution de la plainte.
Une fois la phase d'audit des faits terminée et les conclusions tirées et transférées aux domaines compétents le cas échéant, Des conclusions seront tirées et un rapport sera formalisé.
Le délai maximum pour répondre aux actions d'enquête, Ce délai ne peut excéder trois mois à compter de la réception de la communication., sauf cas de complexité particulière nécessitant une prolongation du délai, auquel cas cette période pourrait être prolongée jusqu'à un maximum de trois mois supplémentaires.
En outre, le respect adéquat de la législation applicable en matière de protection des données doit être garanti, et en particulier, concernant les droits des propriétaires desdites données.
Donc:
- Si l'existence d'une irrégularité ou d'un acte contraire à la légalité est considérée comme non prouvée, Le dossier sera archivé sans qu’il soit nécessaire d’adopter des mesures supplémentaires..
Au contraire,
- S'il est déterminé que la commission d'une irrégularité a été prouvée, agir contrairement à la Loi ou au règlement intérieur de l'Entité, Le transfert sera effectué vers la zone concernée pour effectuer les effets disciplinaires appropriés..
3.5 Protection des données personnelles.
Les informations seront conservées conformément aux exigences légales applicables dans chaque cas en la matière..
Les données personnelles des plaintes pour lesquelles une enquête n'est pas appropriée, parce qu'ils ne sont pas fondés, Ils seront supprimés ou anonymisés trois mois après leur réception.. Les données personnelles provenant de plaintes n'ayant pas fait l'objet d'une enquête pourront être conservées au-delà de cette période, à condition que le but de la conservation soit de laisser la preuve du fonctionnement du système..
L'Entité dispose d'un registre des informations reçues et des enquêtes menées conformément aux dispositions de la loi..
Le traitement des données personnelles liées aux informations reçues et aux enquêtes menées par l'Entité aura pour objectif de respecter les obligations légales et de mener les actions d'enquête jugées nécessaires. En aucun cas les données personnelles ne feront l’objet d’un traitement., y compris ceux des catégories spéciales, qui ne sont pas nécessaires à la connaissance et à l’instruction des plaintes, procéder, dans ton cas, à sa suppression immédiate.
3.6 Canaux d'information externes.
Les lanceurs d’alerte sont toujours libres d’adresser leurs communications à l’Autorité indépendante de protection des lanceurs d’alerte ou à toute autre institution., organisme ou organisme compétent.
PROTECTION DES DÉnonciateurs:
Les principes essentiels qui régissent ce Canal d’Alerte sont les suivants:
Interdiction des représailles: L'entité s'engage à n'adopter aucune forme de représailles contre toute personne ayant déposé une plainte de bonne foi..
Confidentialité: Le canal intègre des mécanismes qui garantissent la confidentialité de l'identité de l'informateur et de tout tiers mentionné dans la communication et offre un espace sûr pour maintenir le contact avec les personnes qui gèrent les communications reçues et permettre une interaction entre elles et les informateurs de manière anonyme..
En outre, La protection des données personnelles est garantie comme principe essentiel dans la gestion des communications reçues.
Anonymat: Les communications peuvent être effectuées de manière anonyme et c'est pourquoi l'anonymat est assuré tout au long du processus., tant dans la présentation de la communication que dans les communications bidirectionnelles qui se produisent dans les différentes phases du traitement.
Célérité: Des délais courts sont fixés pour traiter la communication reçue et prendre les mesures appropriées..
Indépendance: Le Responsable du Système exercera ses fonctions de manière indépendante et autonome par rapport au reste des organes de l'entité et ne recevra aucune instruction d'aucune sorte dans son exercice..
Gestion du système: La Cellule Conformité est l’organe chargé de la gestion du système d’information interne conformément à la procédure établie par son organe directeur respectif..
Droits des personnes concernées: Les droits à la vie privée sont garantis, honorer, à la défense et à la présomption d'innocence des personnes inculpées et concernées.
Proportionnalité: Les actions à réaliser dans le traitement des communications reçues auront la portée nécessaire et appropriée pour atteindre les finalités prévues..
Les communications peuvent être envoyées par écrit via le formulaire sur ce site Web., par email à admon@remediospicasat.com ou par tout autre moyen. Les lanceurs d’alerte peuvent également adresser leurs communications à l’Autorité indépendante de protection des lanceurs d’alerte ou à toute autre institution., organisme ou organisme compétent.